En guide til rekrutteringsprosessen
Rekruttering kan være både en sårbar og stressende prosess for firmaet. Ikke bare skal man sørge for å finne rett kandidat til jobben, men man skal helst ikke bruke for lang tid eller for mye penger heller. På toppen av det hele kommer et regelverk som for mange kan virke rigid og vanskelig å forstå.
I denne artikkelen får du vite mer om hvordan du gjennomfører rekrutteringsprosessen på en god måte og hva du må passe på.
Behovsanalyse
Det første en bedrift bør spørre seg før de starter en rekrutteringsprosess er om de virkelig trenger en ny ansatt. Det er knyttet store kostnader og det brukes mye interne ressurser i forbindelse med en ansettelse.
Kan det være mulig å fordele oppgavene mellom de allerede eksisterende ansatte? Er oppgaven av en slik art at den kan gjøres når det er ledig tid? Hvor viktig er det at bedriften utfører denne oppgaven?
Dersom en nyansettelse vil føre med seg verdi til bedriften og oppgavene ikke kan løses på en annen måte vil det være nyttig å se etter en ny ansatt.
Stillingsanalyse
Før du kan begynne å lete etter kandidater må du definere hva slags stilling du skal lyse ut. Selv om du skal erstatte en medarbeider er det ikke sikkert arbeidsoppgavene skal være helt like.
- Hvilke oppgaver skal utføres?
- Hva er arbeidstiden og stillingsprosenten?
- Hvorfor utlyses stillingen?
Kort og godt må du gjøre deg selv bevisst på hva slags stilling du ønsker å besette. Da blir også utlysningen mye bedre.
Kravprofil
For å kunne gjøre en god vurdering av søknadene som kommer inn er det viktig at det utarbeides en detaljert kravprofil. En kravprofil er en manual man bruker for å kunne vurdere søkere etter nogen lunde samme kriterier. Den skal inneholde hva en søker må oppfylle for å vurderes, og hva som ses på som positive egenskaper i forbindelse med den utlyste stillingen. Det er en god idé å sette opp kravene i prioritert rekkefølge. Mange arbeidsgivere vil ha med mange krav, men har ikke gjort seg opp noen tanker om hva som er viktigst. En kravprofil i prioritert rekkefølge kan lette arbeidet med å skille søkere som har tilsynelatende like kvalifikasjoner.
Avgrens tilfanget av søkere
Flere arbeidsgivere har en formening om at mange søkere er gode søkere. Dette er en tradisjonell oppfatning, men det er viktig å huske formålet med å utlyse en stilling. Man ønsker å nå fram til kvalifiserte og interesserte kandidater. I tillegg vil man helst bruke minst mulig tid før man finner den perfekte kandidaten som sømløst passer inn i arbeidsmiljøet. Derfor er det viktig å utforme stillingsanalysen og kravprofilen så utfyllende som mulig før du utlyser stillingen.
Det kan også være verdt å ta seg tid til å se på hvilke kanaler man skal bruke for å nå den perfekte kandidat. Med tradisjonelle jobbportaler når man kandidater som er aktivt jobbsøkende. I mange tilfeller vil det være mer gunstig å nå kandidater som i dag sitter i en lignende jobb. De har jo allerede bevist at de er kvalifisert. Ved å bruke Utlyst.no vil du nå de kandidatene som før har vært vanskelig å nå. Da sparer du også tid og penger på å ikke måtte behandle ukvalifiserte søkere.
Vurdering og oppfølging av søknader
Hvor mange som søker på en gitt stilling vil variere etter mange variabler som beliggenhet, utdanningskrav og oppgaver. Derfor vil også hvordan du behandler søknader variere. Det kan uansett være greit å sende en standardbeskjed om at søknaden er mottatt. Da slipper man spørsmål om dette på telefon, og samtidig anerkjenner man tiden kandidaten har brukt på søknaden.
Når søknadene skal leses og sorteres bør kravprofilen benyttes. De kandidatene som ikke oppfyller kravene sorteres ut. Disse bør på tidligst mulig tidspunkt få en tilbakemelding på at de ikke er aktuelle for jobben. Dersom du fortsatt sitter igjen med mange søknader er det på tide å sortere etter hvem som oppfyller flest av de prioriterte kriteriene. Det kan hende at det er svært vanskelig å skille kandidater fra hverandre på dette stadiet av prosessen. Dette kan løses ved å ta en telefonsamtale med de aktuelle kandidatene for å skille de.
Flere bedrifter inviterer relativt mange kandidater på førstegangsintervju, for å bruke det som en form for grovsortering av kandidater. Dette kan være en god løsning dersom man har tid til å gjennomføre mange intervju. Husk på at ansettelsen er en investering for bedriften og at du uavhengig av metode må vie rekrutteringsprosessen tid.
Slik gjennomfører du intervjuet
Før du gjennomfører intervju er det greit å se tilbake på kravprofilen eller lage seg en liten intervjuguide. På denne måten blir det enklere å få sammenlignbare svar fra kandidatene.
Det kan være naturlig å komme innom temaer som fritidsinteresser, utdanning og hvor de ønsker å være fram i tid. Husk på at det finnes begrensninger på hva man kan spørre om på intervju. Du kan ikke spørre om kandidatens politiske, kulturelle eller religiøse overbevisninger, eller om medlemskap i fagforening.
Formålet med intervjuet er at du, som arbeidsgiver, skal få en pekepinn på om kandidaten er skikket for jobben. Samtidig skal arbeidsplassen og stillingen presenteres til kandidaten. Det beste er om du holder intervjuet som en samtale. Da vil kandidaten føle seg trygg og det vil bli lettere å se hvordan kandidaten er til hverdags.
Husk å gjennomfør et ordentlig intervju, selv om kandidaten ikke er aktuell. En profesjonell prosess kan smitte positivt over på bedriftens rykte.
Noen bedrifter holder bare et intervju og er fornøyd med det, men de fleste rekrutteringsprosesser består i dag av to intervjuer. Dette gjør det mulig for deg som arbeidsgiver å treffe kandidaten på to forskjellige dager – noe som kan ha mye å si for helhetsinntrykket.
Det kan være stor forskjell på et første- og andregangsintervju. Dersom man bruker det første intervjuet som en screening-prosess vil dette intervjuet være mer overflatisk. Da skal man først og fremst sjekke om personen på andre siden av bordet er en aktuell kandidat. Det andre intervjuet brukes da som ert dybdeintervju.
I et dybdeintervju er det mer naturlig å komme inn på kandidatens interesser, motivasjon og andre ting som er av en mer personlig karakter.
Referanser og attester
Å sjekke referanser og attester er den beste muligheten til å finne ut tidligere arbeidsgiveres inntrykk og erfaring med kandidaten. Dersom du bruker det på riktig måte kan det redde deg fra en dårlig ansettelse, eller forsterke et godt inntrykk.
Av hensyn til kandidaten er det ikke vanlig å ta kontakt med referanser før du har hatt ett eller flere intervjuer. Da får man avklart om kandidaten er aktuell for stillingen. Er kandidaten ikke aktuell for stillingen bør man avstå fra å ta kontakt med referanser. En kandidat kan lett få skadet sitt forholdt til nåværende arbeidsgiver dersom de får vite at personen vurderer å slutte.
Når du kontakter referansen kan det lurt å ha forberedt noen spørsmål på forhånd. På denne måten forsikrer du deg om at du får spurt om alt du ønsker å få vite. I mange tilfeller kan referanser være tilbakeholdne med informasjon om kandidaten for å beskytte personen. Det er i slike tilfeller viktig å spørre direkte spørsmål. Du kan for eksempel spørre om referansen ville ansatt personen igjen og om de ville ansatt de til en slik stilling du har utlyst. Husk på at din kontakt med referansen skal underbygge din beslutning om å ansette eller ikke.
Utvelgelse og tilbud om stilling
Når du er ferdig med alle intervjuene er det på tide å evaluere de aktuelle kandidatene. Ting som bør settes som evalueringskriterier er søknad, intervju, referanser, kravprofil og sosial egnethet. Etter at du har valgt ut ønsket kandidat må du gi vedkommende et stillingstilbud. I noen tilfeller er det satt klare rammer for lønn og frynsegoder, mens i andre tilfeller kan det være behov for å innlede lønnsforhandlinger for å bli enige.
Det er vanlig å gi en relativt kort svarfrist på tilbudet om stilling. Dette er for å kunne tilby jobben til neste egnede kandidat dersom opprinnelige kandidat ikke ønsker stillingen. Kort tid etter stillingstilbudet aksepteres må det sendes ut beskjed til de resterende kandidatene om at stillingen er besatt.
Arbeidskontrakt
Neste steg i rekrutteringsprosessen er å skrive en arbeidskontrakt mellom arbeidsgiver og -taker. Arbeidskontrakter kan variere i stor grad ut i fra stillingsprosent, fagområde og ansvarsområdet. Det er viktig at arbeidskontrakten gjenspeiler stillingen og ansvarsområdene som arbeidstaker skal ha. Kontrakten skal skrives under av begge parter, i minimum to eksemplarer. Arbeidsgiver og arbeidstaker skal begge ha ett eksemplar hver.
Dersom du trenger en mal, eller litt inspirasjon til en arbeidskontrakt kan du laste ned vårt eksempel her.
Opplysningsplikt
I enkelte tilfeller kan arbeidsgiver få en forespørsel om å dokumentere de objektive kvalifikasjonene til den som ble ansatt. Dette er omfattet av arbeidsmiljøloven 13 – 7.
«Arbeidssøker som mener seg forbigått i strid med bestemmelsene i dette kapittel, kan kreve at arbeidsgiver skriftlig opplyser om hvilken utdanning, praksis og andre klart konstaterbare kvalifikasjoner for arbeidet den som ble ansatt har.»
Dette omfatter kun de objektive kvalifikasjonene. Dette betyr at dine subjektive vurderinger som arbeidsgiver ikke skal utleveres. På bakgrunn av dette er det ekstra viktig å ha utført en ryddig ansettelsesprosess.
Sjekkliste
- Forarbeid: Behovsanalyse, stillingsanalyse og kravprofil
- Skrive stillingsutlysning
- Kanalvalg
- Legge ut stillingen
- Vurdering av søknader
- Grovsortering
- Førstegangsintervju
- Sortere aktuelle og uaktuelle kandidater
- Ringe referanser og lese attester
- Andregangsintervju
- Utvelgelse av kandidat
- Jobbtilbud
- Arbeidskontrakt
